Centre de ressources

Tout ce qu'il faut pour maîtriser OKOCHECK

Guides pas à pas, modèles prêts à l'emploi et réponses aux questions de votre équipe.

Guides pratiques

Des explications claires sur chaque fonctionnalité, du démarrage au rapport de clôture.

Démarrage en 15 minutes

Créez votre compte, configurez vos chambres, définissez vos tarifs et enregistrez votre première réservation. Guide pas à pas pour être opérationnel le jour même.

DébutantConfiguration

Faire un check-in complet

Sélectionner la chambre, enregistrer le client, scanner sa pièce d'identité, capturer la signature et réaliser l'état des lieux d'entrée en moins de 3 minutes.

RéceptionQuotidien

Check-out et facturation TVA

Ajoutez les extras (petit-déjeuner, room-service, dommages), réalisez l'état des lieux de sortie, puis générez et envoyez la facture TTC en un clic.

FacturationQuotidien

État des lieux contradictoire

Configurez vos équipements par type de chambre, documentez chaque élément (statut OK / déplacé / endommagé / absent) et appuyez-vous sur les photos de référence.

InventairePrévention

Mode hors-ligne

OKOCHECK fonctionne sans connexion. Toutes les opérations sont sauvegardées localement et synchronisées automatiquement dès que le réseau revient.

TechniqueFiabilité

Rapports et indicateurs

Consultez votre taux d'occupation, votre RevPAR et vos recettes des 30 derniers jours. Exportez vos données en CSV pour votre comptable ou votre direction.

DirectionAnalyse

Modèles prêts à l'emploi

Copiez, personnalisez et utilisez ces modèles dans votre établissement dès aujourd'hui.

Modèle CSV import réservations

Importez en masse vos réservations depuis un fichier tableur. Colonnes requises : guest_name, room_type, checkin_date, checkout_date, adults.

Contenu du modèle

guest_name,room_type,checkin_date,checkout_date,adults,children,phone,email,notes,external_ref
Kouassi Ama,Standard,2026-07-01,2026-07-03,2,0,+225 07 00 00 00,client@example.com,Vue jardin souhaitée,RES-001
Diallo Ibrahim,Suite,2026-07-05,2026-07-08,1,1,+225 05 00 00 00,,Lit bébé demandé,RES-002

Checklist d'installation

Liste des étapes pour configurer OKOCHECK dans votre établissement : compte direction, chambres, tarifs, personnel et premier test de check-in.

Contenu du modèle

CHECKLIST INSTALLATION OKOCHECK
================================

□ 1. Créer le compte direction (email + mot de passe)
□ 2. Renseigner les informations de l'hôtel (Paramètres)
□ 3. Ajouter les types de chambres et leurs tarifs (Paramètres → Tarifs)
□ 4. Configurer toutes les chambres (Chambres → + Ajouter)
□ 5. Créer les comptes réception et superviseur (Personnel)
□ 6. Configurer les équipements par type de chambre (Équipements)
□ 7. Faire un check-in de test pour valider le flux
□ 8. Installer l'application sur les tablettes de réception (PWA)

Fiche de formation réception

Guide en une page pour former rapidement un agent de réception : check-in, check-out, changement de statut chambre et gestion des extras.

Contenu du modèle

FICHE FORMATION — AGENT DE RÉCEPTION OKOCHECK
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CONNEXION
---------
Ouvrez okocheck.app dans Chrome ou Safari.
Entrez votre email et mot de passe fournis par la direction.

CHECK-IN (accueil client)
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1. Menu "Réservations" → trouver la réservation
2. Cliquer "Check-in"
3. Vérifier les informations du client
4. Scanner / photographier la pièce d'identité
5. Faire l'état des lieux de la chambre (équipements)
6. Faire signer le client sur l'écran
7. Valider → la chambre passe en "Occupée"

CHECK-OUT (départ client)
--------------------------
1. Menu "Réservations" → trouver le séjour "En cours"
2. Cliquer "Check-out"
3. Ajouter les extras éventuels (petit-déj, bar, etc.)
4. Faire l'état des lieux de sortie
5. Choisir le mode de paiement
6. Valider → la facture est générée automatiquement

STATUTS CHAMBRE
---------------
Libre → disponible à l'arrivée d'un client
Occupée → séjour en cours (automatique)
À nettoyer → dès qu'un client part
Hors service → maintenance

Questions fréquentes

Tout ce que vous devez savoir avant et après avoir adopté OKOCHECK.

Mes données sont-elles en sécurité ?

Toutes les données sont stockées sur Supabase (infrastructure AWS) avec chiffrement en transit et au repos. Chaque hôtel est isolé par une politique RLS (Row Level Security) : un établissement ne peut jamais accéder aux données d'un autre. WAYS CI n'utilise pas vos données clients à des fins commerciales.

Que se passe-t-il si internet coupe pendant un check-in ?

Absolument rien. OKOCHECK est une application offline-first : toutes les opérations (check-in, check-out, facturation, état des lieux) sont sauvegardées localement sur l'appareil. Dès que la connexion revient, les données sont synchronisées automatiquement avec le serveur. Vous ne perdez jamais aucune information.

Peut-on utiliser OKOCHECK sur une tablette ou un téléphone ?

Oui. OKOCHECK est une application web progressive (PWA) optimisée pour les écrans tactiles. Installez-la comme une application native depuis Chrome ou Safari — elle apparaît sur l'écran d'accueil et fonctionne même hors ligne. Compatible Android, iPhone/iPad et tablettes Windows.

Comment former le personnel à OKOCHECK ?

Les agents de réception n'ont besoin que d'une heure de prise en main. Téléchargez la fiche de formation ci-dessus et parcourez avec eux un check-in et un check-out de test. WAYS CI peut aussi organiser une session de formation à distance via WhatsApp pour votre équipe.

Peut-on gérer plusieurs hôtels avec un seul compte ?

Oui avec le plan Prestige (60 000 FCFA/mois). Il inclut jusqu'à 3 établissements depuis un seul espace de direction centralisé, avec vue consolidée des chambres, réservations et recettes. Au-delà de 3 sites, un supplément de 20 000 FCFA/mois s'applique par établissement.

Est-ce que la TVA est calculée automatiquement ?

Oui. OKOCHECK applique automatiquement la TVA (18 % par défaut) sur chaque facture. Le total HT, la TVA et le TTC apparaissent clairement sur le reçu remis au client. Les rapports d'occupation exportables en CSV incluent les montants HT et TTC.

Peut-on envoyer la facture au client par email ?

Oui. À l'issue du check-out, OKOCHECK peut envoyer automatiquement le reçu par email au client (si son adresse a été renseignée à la réservation). L'email inclut le détail des nuitées, les extras et le total TTC.

Que couvre l'essai gratuit de 10 jours ?

Tout. Aucune fonctionnalité n'est bridée pendant l'essai : check-in/out, état des lieux, facturation, rapports, gestion du personnel. Aucune carte bancaire n'est requise pour démarrer. WAYS CI vous contacte avant l'expiration pour vous proposer le plan adapté à votre établissement.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?

Notre équipe répond en moins d'une heure sur WhatsApp, du lundi au samedi de 8h à 20h.

Écrire à l'équipe WAYS CI Démarrer l'essai gratuit